Gutschrift

Was ist eine Gutschrift?

Eine Gutschrift (Credit Note) ist ein Beleg in der Buchhaltung, der eine zuvor ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise storniert. Sie verwenden sie, wenn ein bereits in Rechnung gestellter Betrag gemindert werden muss — zum Beispiel nach einer Rücksendung, einer stornierten Bestellung, einem Preisfehler oder einem nach dem Kauf gewährten Rabatt. Um den Prüfpfad und die Mehrwertsteuer korrekt darzustellen, sollte die Gutschrift auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung verweisen.

Warum ist eine Gutschrift wichtig?

Eine Gutschrift ist der Beleg dafür, dass Sie Ihre Bücher korrigieren — sie ist nicht dasselbe wie die Rückerstattung selbst. Die Rückerstattung ist der physische Geldtransfer zurück über Ihr Payment-Gateway, während die Gutschrift der Beleg ist, der den Buchhaltungssaldo ausgleicht. Nach den Mehrwertsteuerregeln der EU und Dänemarks machen Sie mit einer Gutschrift genau die Umsatzsteuer rückgängig, die Sie ursprünglich auf die Bestellung erhoben haben. Ohne sie riskieren Sie, Mehrwertsteuer auf Einnahmen zu zahlen, die Sie tatsächlich an den Kunden zurückgezahlt haben.

Typische Anwendungsfälle

• Rückgabe: Ein Kunde sendet einen Artikel zurück, und Sie stellen eine Gutschrift über den zurückgegebenen Betrag aus.
• Stornierte Bestellung: Eine bereits in Rechnung gestellte Bestellung wird vor der Lieferung vollständig storniert.
• Preis- oder Abrechnungsfehler: Ein falscher Betrag wurde in Rechnung gestellt und muss korrigiert werden.
• Nachträglicher Rabatt: Sie gewähren einen späteren Preisnachlass oder eine Kulanzentschädigung.
• Teilerstattung: Nur ein Teil der Bestellung wird gutgeschrieben, z. B. ein einzelnes Produkt.

Shopify-Perspektive

Shopify erstellt nicht automatisch eine formelle, umsatzsteuerlich korrekte Gutschrift. Wenn Sie eine Bestellung im Admin-Bereich erstatten, wird intern ein Erstattungsbeleg erstellt — jedoch kein eigenständiges Gutschriftsdokument. Um ein gültiges PDF zu erhalten, benötigen Sie in der Regel eine Rechnungs-App wie Sufio oder Order Printer, die die Gutschrift generiert und mit der Originalrechnung verknüpft. Eine Übersicht der relevanten Tools finden Sie in unserem Leitfaden zu den besten Shopify-Buchhaltungs-Apps und den besten Shopify-Retouren-Apps. Beachten Sie auch, dass eine Rückerstattung eine bereits angefallene Rückbelastungsgebühr nicht aufhebt.