Creditnota

Wat is een creditnota?

Een creditnota is een boekhoudkundig document dat een eerder uitgegeven factuur geheel of gedeeltelijk ongeldig maakt. Je gebruikt het wanneer een bedrag dat je al hebt gefactureerd moet worden verlaagd — bijvoorbeeld na een retourzending, een geannuleerde bestelling, een prijsfout of een achteraf verleende korting. Om de audit trail en de btw-administratie sluitend te houden, moet de creditnota altijd verwijzen naar het nummer van de oorspronkelijke factuur.

Waarom is een creditnota belangrijk?

Een creditnota is het bewijsstuk dat je je boekhouding corrigeert — het is niet hetzelfde als de terugbetaling zelf. De terugbetaling is de fysieke overboeking van het geld via je betalingsgateway, terwijl de creditnota het bewijsstuk is dat de boekhouding in balans brengt. Volgens de btw-regels in de EU en Denemarken is een creditnota de aangewezen manier om de afgedragen btw die je oorspronkelijk over de bestelling hebt berekend, terug te vorderen. Zonder creditnota loop je het risico btw te betalen over omzet die je in werkelijkheid aan de klant hebt terugbetaald.

Veelvoorkomende scenario’s

• Retourzending: Een klant stuurt een artikel terug en je maakt een creditnota op voor het teruggestuurde bedrag.
• Geannuleerde bestelling: Een reeds gefactureerde bestelling wordt voor levering volledig geannuleerd.
• Prijs- of facturatiefout: Er is een onjuist bedrag gefactureerd dat gecorrigeerd moet worden.
• Korting achteraf: Je verleent achteraf een prijsvermindering of een compensatie uit coulance.
• Gedeeltelijke terugbetaling: Slechts een deel van de bestelling wordt gecrediteerd, bijvoorbeeld één product.

Shopify-perspectief

Shopify maakt niet automatisch een officiële, btw-conforme creditnota aan. Als je een bestelling terugbetaalt in de beheeromgeving, wordt er intern wel een terugbetalingsrecord aangemaakt — maar geen op zichzelf staand creditnotadocument. Om een geldige pdf te krijgen, heb je meestal een facturatie-app nodig zoals Sufio of Order Printer die de creditnota genereert en koppelt aan de oorspronkelijke factuur. Bekijk een overzicht van relevante tools in onze gids voor de beste Shopify-boekhoudapps en de beste Shopify-retour-apps. Let er ook op dat een terugbetaling de reeds gemaakte chargeback-kosten niet ongedaan maakt.